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Os pontos de acesso foram definidos a partir dos assuntos, pessoas, instituições, locais e atividades identificados nas fotografias, com ênfase na temática da História da Educação no Espírito Santo. A seleção contemplou registros relacionados a escolas, colégios, grupos escolares, educação, professores, professoras, alunos, espaços escolares, atividades pedagógicas, eventos, solenidades, práticas culturais e esportivas, visitas de autoridades e demais ações vinculadas ao universo educacional. A indexação buscou favorecer a recuperação temática dos documentos e ampliar as possibilidades de pesquisa no catálogo e no AtoM do APEES. No levantamento realizado para o projeto, foram utilizados inicialmente termos como “escola”, “colégio”, “educação”, “professora”, “professor” e “grupo escolar”, incluindo suas possíveis abreviaturas.
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